پیشتر در مورد روش جدید تنظیم جستجوهای دلخواه صحبت کردیم. گفتیم که این روش جدید امکان تنظیم یک جستجوی دقیق‌تر را برای کاربر فراهم می‌کند. در این نسخه در ناحیه شرایط بیشتر در محاوره جستجو ابزار کمکی تحت عنوان "جستجوی جایگزین" اضافه شده است که هدف آن دادن اطلاعات مناسب به کاربر و همچنین کمک به او در جهت تنظیم یک جستجوی صحیح و رسیدن به نتیجه مطلوب است.
همانطور که قبلا هم اشاره شد زبان اولیه اطلاعات در برنامه هدیه ققنوس انگلیسی است، بنابراین لازم است کاربر با نحوه نگارش عبارات موردنظرش برای جستجو به این زبان آشنایی داشته باشد. بدیهی است در صورتی که این آشنایی وجود نداشته باشد و عبارت صحیح وارد نشود عملیات جستجو به درستی انجام نخواهد گرفت.
علاوه بر ناآشنایی با نحوه نگارش یک واژه، دلایل دیگری نیز وجود دارد که ممکن است کاربر را در رسیدن به جواب صحیح ناکام بگذارد؛ عدم آگاهی از اصطلاح تخصصی به کار رفته برای یک منظور خاص، ناآشنایی با زمینه‌های تاریخی یا نحوه دسته‌بندی و نام‌گذاری دوره‌های زمانی از جمله این دلایل هستند.
ابزارهای کمکی تنظیم جستجو در این نسخه از زیرساخت ققنوس کمک گرفته شده‌اند تا به کاربران در استفاده از مستندات و تنظیم جستجوهای درست یاری برسانند. کافی است کاربر، جستجوی مورد نظر خود را با کمترین اطلاعات در دسترس آغاز نماید. این ابزارها هر یک به نوبه خود متناسب با اطلاعات موردنظر جایگزین‌هایی را به کاربر پیشنهاد می‌دهند تا او را برای تنظیم یک جستجوی صحیح و رسیدن به بهترین جواب یاری کنند.
اگر اولین انتخاب کاربر منجر به تنظیم جستجوی درست نشده باشد، یعنی کاربر در یافتن عبارت مورد نظرش ناکام مانده باشد، می‌تواند از میان جایگزین‌های ارائه شده موردی دیگر را انتخاب کند بنابراین فرآیند جستجو در مستندات دوباره آغاز می‌شود. این فرآیند جایگزینی و جستجو می‌تواند تا رسیدن به نتیجه مورد نظر توسط کاربر ادامه یابد. همچنین در هر مرحله کاربر می‌تواند ابزار متفاوتی را برای کمک انتخاب کند که در ادامه به شرح آنها می‌پردازیم.
کاربری را تصور کنید که در یکی از دوره‌های تاریخی (برای مثال عیلامیان) به دنبال آثاری می‌گردد که در شهر شوش یافت شده‌اند. بنابراین در محاوره جستجو شرایط بیشتر را انتخاب کرده و از بین گزینه‌های موجود "محل کشف" را انتخاب می‌کند. حال می‌خواهد عبارت شوش را در ناحیه مخصوص وارد نماید. از آنجاییکه کلمه معادل انگلیسی شهر شوش را نمی‌داند بنابراین لازم است ازابزارهای کمکی "جستجوی جایگزین" کمک بگیرد.
بنابراین شوش را به فارسی در ناحیه موردنظر وارد کرده و در قسمت "جستجوی جایگزین" اولین گزینه یعنی واژه نامه را انتخاب می‌کند و در نهایت تکمه + که در شکل مشخص شده است را می‌فشارد تا عملیات انجام شود.
همانطور که در شکل زیر مشاهده می‌کنید سیستم 4 عبارت معادل انگلیسی کلمه شوش را یافته و به شکل پیوند نمایش داده است. این پیوندها که در زیر گزینه واژه نامه وجود دارند عبارت‌هایی هستند که سیستم استفاده از آنها را با توجه به اولویت، به جای کلمه موردنظر به کاربر پیشنهاد می‌دهد.
قابل ذکر است که تمامی پیشنهادهای موجود دارای نوعی رتبهبندی هستند، پیشنهادهای با رتبه بالاتر، به عبارت ورودی نزدیک‌تر تشخیص داده شده و زودتر نمایش داده می‌شوند.
درواقع دراین مرحله، نرم‌افزار به کاربر کمک کرده است تا معادل انگلیسی کلمه شوش را پیدا کند (مانند اینکه عبارت Susa را از ابتدا می‌دانسته). حال با کلیک بر روی کلمه Susa ، این عبارت در ناحیه مربوط به محاوره جستجو قرار می‌گیرد.
همانطور که در شکل بالا ملاحظه می‌کنید در محاوره جستجو یک شرط با عنوان "محل کشف = Susa" برای جستجو اضافه شده است دراین حالت می‌توان با فشردن "تکمه جستجو" عملیات جستجو را انجام داد.
در صورتیکه نتیجه جستجوی انجام شده، هدف کاربر نباشد می‌تواند عبارات دیگر را انتخاب و عملیات جستجو را مجدداً تکرار نماید. این جایگزینی می‌تواند تا رسیدن به نتیجه مطلوب ادامه یابد.
در بخش "جستجوی جایگزین"، پنج گزینه یا ابزار قابل انتخاب هستند (واژه‌نامه ، تحلیل معنایی، ویکی‌پدیا فارسی، متن ویکی‌پدیا فارسی و موقعیت جغرافیایی) که هر یک از گزینه‌ها با توجه به ماهیت خود سعی می‌کنند جایگزینی مناسب به کاربر پیشنهاد دهند.
همانطور که قبلاً هم اشاره شد تمامی پیشنهادهای ارائه شده توسط سیستم دارای نوعی رتبهبندی هستند. رتبهبندی پیشنهادها با نشانه‌هایی در کنار آنها مشخص می‌شود که در شکل زیر نشان داده شده است:
در ادامه هر یک از گزینه‌های موجود در بخش جایگزین مطالب را مرور خواهیم کرد:
واژه‌نامه
پیشتر در نوشته‌ای در خصوص ابزار ترجمه به واژه‌نامه و ویژگی‌های آن اشاره کردیم. این گزینه برای مواردی مانند مثال بالا کاربرد دارد. جایی که کاربر عبارت موردنظر خود را در زبانی می‌داند که (هنوز) درسیستم ثبت نشده است. در این‌جا بر خلاف کاربرد واژه‌نامه در ابزار ترجمه، واژه‌ها از زبان‌های مختلف (از جمله فارسی) به زبان انگلیسی ترجمه می‌شوند. دلیل این امر هم به وضوح آنست که زبان اولیه اطلاعات پایگاه داده هدیه ققنوس، انگلیسی است.
تحلیل معنایی
در مورد تحلیلی معنایی هم در معرفی ابزار ترجمه به تفصیل سخن گفتیم. این گزینه هم برای دو زبان فارسی و انگلیسی تنظیم شده است.
ویکی‌پدیا
ویکی‌پدیا، دانش‌نامه برخطی با میلیون‌ها ورودی در قالب مقاله است که به طور جهانی و همگانی ویرایش می‌شود. امروزه این دانش‌نامه یکی از منابع اطلاعاتی مهم بشری به شمار می‌رود. نرم‌افزار ققنوس برای ارائه عبارت‌های جایگزین از این دانش‌نامه پربار کمک می‌گیرد.
این دانش‌نامه به صدها زبان مختلف تهیه می‌شود. با توجه به زبان مورد نظر اکثر کاربران هدیه ققنوس(فارسی)، مقالات فارسی ویکی‌پدیا مورد استفاده قرار گرفته و عبارت ورودی با این مقالات تطبیق داده می‌شوند. اما از آن‌جا که جایگزین‌های انگلیسی نیز مورد نظر هستند، مقاله انگلیسی همان موضوع نیز در کنار آن نمایش داده می‌شود. فراتر از آن، با کلیک بر روی پیوندی که با نشان W در کنار هر سطر از گزینه‌ها وجود دارد می‌توانید خلاصه فارسی مقاله مربوطه را نیز همین‌جا، در درون برنامه و در یک پنجره جداگانه ملاحظه نمایید. به عنوان نمونه، در تصویر زیر بخشی از خلاصه مقاله مربوط به شوش را ملاحظه می‌کنید.
در پایان خلاصه مقاله نیز پیوند صفحه مربوطه از دانش‌نامه ویکی‌پدیا قرار داده شده است که می‌توانید از آن برای مطالعه ادامه مقاله در وبگاه ویکی‌پدیا استفاده نمایید (پیوند در شکل بعدی نمایش داده شده است). این ابزار کمکی نه تنها واژه جایگزین برای جستجو را پیشنهاد می‌دهد بلکه، با اتکاء به یک دانش‌نامه غنی و به‌روز شونده، امکان مطالعه بیشتر آن واژه و درک معنای آن را نیز فراهم می‌کند.
متن ویکی‌پدیا
این گزینه مشابه با گزینه پیشین عمل می‌کند، با این تفاوت که دراینجا متن مقالات ویکی‌پدیا نیز مورد توجه قرار می‌گیرد. ممکن است برای یک موضوع در ویکی‌پدیا مقاله‌ای تنظیم نشده باشد. اما آن موضوع در مقاله دیگری مورد اشاره و ارجاع قرار گرفته باشد. سیستم با در نظر گرفتن متن مقاله مربوطه و معرفی آن، در واقع گزینه‌های مرتبط و از نظر معنایی نزدیک را پیشنهاد می‌دهد. مانند عبارت شوش که در متن مقاله‌ای یافت شده است که در شکل بعدی نمایش داده شده است.
در این‌جا نیز خلاصه مقاله برای مطالعه در دسترس است و کاربر می‌تواند با مطالعه آن رابطه معنایی دو موضوع که از لحاظ معنایی نزدیک ولی از لحاظ لفظی (احتمالا) بی‌شباهت هستند را درک کرده و در مورد عبارت جایگزین تصمیم بگیرد.
بدین ترتیب هر دو گزینه مرتبط با ویکی‌پدیا نه تنها ابزارهایی برای ارائه واژه‌های جایگزین بلکه ابزارهایی برای مطالعه و فراگیری نیز به شمار می‌روند. غنای بالای اطلاعاتی این دانش‌نامه آن‌را تبدیل به ابزار مفیدی برای مطالعه (تقریبا در هر زمینه‌ای) کرده است.
موقعیت جغرافیایی
به این گزینه هم پیشتر در نوشته‌ای که به معرفی ابزار ترجمه اختصاص داشت اشاره کردیم. برای مطالعه بیشتر می‌توانید به آن نوشته مراجعه نمایید. جایگزین‌های ارائه شده توسط این ابزار برای مستند‌های محل‌های کشف و تولید آثار مورد استفاده زیاد دارد. ویژگی تطبیق غیردقیق آن نیز برای تطبیق شیوه‌های متفاوت نگارش نام مکان‌ها، که زیاد هم اتفاق می‌افتد، کاربرد فراوان دارد.
در نهایت هدف اصلی ما این است که کاربران با کمترین اطلاعات در دست شروع به جستجو نمایند و با استفاده از ابزارهای کمکی قدرتمند این نرم‌افزار یک جستجوی صحیح را انجام داده و به نتیجه دلخواه خود برسند و البته در کنار آن اطلاعات مفیدی نیز کسب کنند.
نکته آخر اینکه محدودیت‌هایی در خصوص بسامد (تعداد دفعات استفاده در یک بازه زمانی خاص) و میزان استفاده از این امکانات در سیستم پیش‌بینی شده است. هدف از در نظر گرفتن این محدودیت‌ها، مدیریت توان پردازشی سرورهای ققنوس است. تلاش شده است که محدودیت‌های در نظر گرفته شده اخلالی در استفاده متداول و هدفمند از نرم‌افزار ایجاد نکنند و همچنین منابع شبکه‌ای، سخت‌افزاری و نرم‌افزاری موجود و قابل استفاده به شکل منصفانه توسط تمام کاربران هدیه ققنوس مورد استفاده قرار گیرد.