دریافت نرم‌افزار ققنوس برای همگان آزاد و استفاده از آن بدون مانع است. با این وجود ممکن است برای استفاده از بعضی از قسمت‌های برنامه نیاز به ایجاد حساب کاربری ویژه این برنامه داشته باشید.
هر نسخه از برنامه ققنوس برای کار در یک بازه زمانی مشخص و معلوم طراحی می‌شود. پس از این تاریخ ممکن است نیاز به دریافت نسخه جدیدتری از برنامه از طریق همین سامانه داشته باشید. هدف آنست که اطمینان حاصل کنیم که کاربران نرم‌افزار همواره از نسخه‌های به‌روز نرم‌افزار استفاده می‌کنند.
در برنامه محدودیت‌هایی نیز برای تعداد یافته‌های بازنمایی شده حاصل از جستجوها پیش‌بینی شده است. این محدودیت‌ها برای کاربران مهمان و به قصد مدیریت منابع سخت‌افزاری و شبکه‌ای ققنوس در نظر گرفته شده‌اند. نیت آن بوده که با یک ظرفیت زیرساختی معلوم، به تعداد بیشتری از کاربران مهمان امکان بهره‌‌گیری از نرم‌افزار را داده باشیم.