هنگام جستجوی یک عبارت متنی در نرم‌افزار ققنوس امکانات و قابلیت‌هایی برای جستجو وجود دارد که در کل برنامه یکسان است. این امکانات از طریق ابزاری که در دو شکل بعدی مشخص شده‌اند قابل دسترسی هستند.
برای نمونه هنگام جستجوی فیلد یادداشت در پنجره جستجوی اصلی نرم‌افزار :
و یا جستجو در هر یک از شرایط مربوط به آثار، برای نمونه انتخاب نوع اثر:
در هر جایگاهی که این منو را باز کنید گزینه‌های یکسانی را در آن ملاحظه خواهید کرد. گزینه آخر این منو که "شیوه تطبیق متن..." نام دارد دسترسی شما به محاوره اصلی را، که در زیر تشریح شده، فراهم می‌کند. دیگر گزینه‌های این منو روش کوتاه‌تری برای اعمال تنظیمات این محاوره هستند.
در این محاوره و در توضیحات پایین منظور از "عبارت جستجو" به عبارتی اشاره دارد که شما برای جستجو وارد کرده‌اید و "متن مورد جستجو" به متنی اشاره دارد که قرار است عبارت جستجو با آن تطبیق داده شود. "متن مورد جستجو" بسته به جایگاهی که منو را باز کرده‌اید متفاوت است. در شکل بالا متن مورد جستجو "عنوان نوع اثر" و در شکل پیش‌تر از آن متن مورد جستجو "یادداشت اثر" است.
در ادامه به شرح بیشتر موارد فوق می‌پردازیم:
پردازش ویژه زبانی انجام شود – این گزینه بطور پیش فرض انتخاب شده است. انجام این پردازش سبب می‌شود که عبارت جستجو و متن موردنظر با توجه به زبان و به صورت کلمه به کلمه مقایسه شوند. اگر در ناحیه زبان، زبان خاصی انتخاب شود قواعد آن زبان خاص در پردازش اعمال خواهد شد. ولی در حالتی که زبان تعیین نشود از قواعد مشترک میان زبانها استفاده می‌شود.
برای جستجوی مواردی مانند کدها، علائم اختصاری، آدرسهای اینترنتی و امثال آنها که عبارت مورد جستجو حاوی کلمات نیست، استفاده ازاین پردازش توصیه نمی‌شود زیرا ممکن است نتایج بدست آمده صحیح نباشند. بنابراین در چنین مواقعی باید تیک پردازش ویژه زبانی برداشته شود.
زبان – اگر زبان جستجوی موردنظر شما در فهرست زبانها موجود باشد می‌توانید آنرا انتخاب نمایید.
هم‌خانواده کلمات عبارت جستجو نیز درنظر گرفته شوند – در حالتی که یک زبان خاص برای پردازش انتخاب شود این گزینه فعال می‌گردد. بنابراین در این حالت اگر در متن مورد جستجو هم‌خانواده‌های عبارت مورد جستجو وجود داشته باشد یافته و نمایش داده خواهند شد.
تمام کلمات عبارت جستجو تطبیق داده شوند – انتخاب این گزینه باعث می‌شود که تک تک کلمه‌های عبارت جستجوی موردنظر در عملیات جستجو شرکت کنند. برای مثال اگر عبارت مورد جستجو ‘جشن نوروز’ باشد و این گزینه انتخاب شود تمامی آثاری که در متن مورد جستجوی آنها هم کلمه جشن و هم نوروز بکار رفته است یافت می‌شوند.
با رعایت ترتیب و فاصله کلمات (تطبیق عبارت) – حال اگر بخواهیم ترتیب و فاصله در کلمات نیز رعایت گردد باید از این گزینه استفاده شود و در اینصورت ترتیب کلمات یک عبارت مرکب درنظر گرفته می‌شود. بنابراین باید در متن جستجو دقیقا عبارت جشن نوروز در کنارهم باشند تا در نتایج نمایش داده شود.
تطبیق دقیق با کل عبارت – علامت گذاری این گزینه به معنی آنست که کلمات متن موجود باید دقیقاً با آن چه در عبارت جستجو وارد شده است تطابق داشته باشند. در صورتی که این گزینه انتخاب نشده باشد و گزینه انجام پردازش زبانی انتخاب شده باشد عبارت جستجو با ابتدای کلمات متن موردجستجو سنجیده می‌شود. برای مثال اگر عبارت جستجوی ما ایران باشد در این حالت (انجام پردازش زبانی انتخاب شده و تطبیق دقیق با کل کلمه یا عبارت انتخاب نشده باشد) اگر در متن مورد جستجو کلمات ایرانی، ایرانیان وجود داشته باشد، جزو یافته ها خواهند بود.
حال اگر در همین وضعیت پردازش زبانی انتخاب نشده باشد ، پردازش بصورت حرف به حرف در کلمات انجام خواهد شد.
حساسیت به کوچکی و بزرگی حروف – علامتگذاری این گزینه باعث می‌شود که حروف عبارت جستجو تنها در صورت یکسان بودن از نظر کوچکی و بزرگی با حروف متن مورد جستجو تطبیق داده شوند. توجه داشته باشید که این گزینه تنها در جستجوی متن در زبانهایی که کاراکترهای متمایزی برای شکلهای کوچک و بزرگ حروف دارند مانند زبانهای لاتین، موثر است و تاثیری در جستجوی متن در دیگر زبانها مانند فارسی ندارد.
پردازش ویژه نویسه ها – با علامتگذاری هرنویسه (کاراکتر) و به کارگیری آن در عبارت جستجو، پردازش خاصی که در ذیل آن تشریح شده است انجام می‌شود. درواقع با انتخاب این کاراکترها امکان استفاده از آنها به عنوان عملگر در هنگام جستجو فراهم می‌گردد.
نویسه ای که علامت گذاری نشده یا غیرفعال باشد یک نویسه عادی درمتن، درنظر گرفته می‌شود.
| توسط این نویسه عبارت جستجو به عبارت‌های فرعی تقسیم می‌شود. حاصل جستجوی عبارت‌های فرعی با دیگر ادغام می‌شود (در واقع مانند عملگر منطقی _"یا"_ عمل می‌کند).
- در صورتی که این نویسه در ابتدای یکی از کلمات عبارت جستجو (به جز اولین کلمه) قرار بگیرد، تنها متنی که "فاقد" کلمه مزبور باشد در جواب خواهد آمد (در هر جایگاه دیگری این نویسه یک نویسه عادی تلقی می‌شود).
* با هر تعداد نویسه (صفر یا بیشتر) در متن مورد جستجو تطبیق داده می‌شود.
؟ با یک و فقط یک نویسه در متن مورد جستجو تطبیق داده می‌شود.