مستندات عنصری آشنا برای کارشناسان حوزه‌های اطلاع‌رسانی و مدیریت دانش به شمار می‌روند. مستندات یکی از ارکان اصلی سیستم‌های اطلاع‌رسانی امروزی هستند و تصور یک سیستم واقعی و مفید بدون وجود آن‌ها دشوار است.
یک مستند عبارت است از فهرستی از ورودی‌هایی که توسط یک مرجع (Authority) تنظیم، به‌روزرسانی و نگهداری می‌شود. این فهرست و ورودی‌های آن مورد اشاره، ارجاع و استناد دیگران قرار می‌گیرد. به عنوان یک مثال بسیار ساده فهرستی مدون شده از شرکت‌های تولید کننده یک محصول خاص را در نظر آورید که توسط دفتر مرکزی یک شرکت تهیه شده است. فهرستی که قرار است شعب آن شرکت خریدهای خود را محدود به آن‌ها انجام دهند. این فهرست را می‌توان یک مستند خواند. از شعبه‌های این شرکت انتظار می‌رود که اسناد خرید خود را به یکی از ورودی‌های این فهرست اشاره و ارجاع دهند.
یک فهرست از پیش تنظیم شده را، هنگامی که به قصد مورد استناد واقع شدن تهیه شده و در آن جایگاه قرار گرفته باشد، با عنوان کلی مستند می‌خوانیم. با این حال ماهیت ورودی‌ها، سادگی یا پیچیدگی ساختاری، کارکرد و نحوه رشد فهرست ورودی‌ها انواع متفاوتی از مستند را ایجاد می‌کند. گر چه بنا نداریم به این انواع فرعی و تفاوت‌ها بپردازیم، تنها اشاره می‌کنیم که منظور ما از مستندات در اینجا دامنه وسیعی از این انواع فرعی را در بر می‌گیرد. انواعی که در دنیای حرفه‌ای با اسامی مختلفی نظیر Controlled Vocabulary، Thesaurus، Taxonomy یا معادل‌های فارسی آن‌ها خوانده می‌شود.
در این نوشته بنا داریم به جایگاه مستندات در سیستم ققنوس اشاره‌ای داشته باشیم و ببینیم که ققنوس چگونه به رفع بعضی از مشکلات قدیمی در زمینه تولید و استفاده از مستندات پرداخته است.
مستند به مثابه کالا
هر مستند یک کالای اطلاعاتی است و برای تهیه و به‌روز داشت آن دانش فنی، زمان و هزینه صرف می‌شود. مرجع تنظیم کننده مستند در جایگاه تولید کننده این کالا قرار می‌گیرد و ارجاع کنندگان به آن حکم مصرف‌کننده آن کالا را خواهند داشت. استفاده از لفظ کالا در این جا به این معنی نیست که لزوما خرید و فروش انجام می‌شود. در بسیاری از موارد تولیدکننده یک مستند را در راستای سیاست سازمانی خود تولید کرده و در اختیار مصرف‌کننده قرار می‌دهد. گاهی نیز انرژی مصرف شده در تهیه این کالا زمینه افزایش اعتبار علمی و جایگاه تولید کننده را فراهم می‌کند. به عنوان مثال یک مستند شناخته شده در دنیای کتاب و کتابداری، مستند سرعنوان‌های موضوعی است که توسط کتابخانه کنگره آمریکا تهیه و تنظیم می‌شود. این مستند مجموعه عبارات استانداردی را فهرست می‌کند که از آن‌ها برای توصیف موضوعی کتاب‌های این کتابخانه استفاده می‌شود. نگهداری این مستند بزرگ بسیار هزینه بر و دشوار است اما توسط این کتابخانه برای استفاده به اشکال مختلف در اختیار دیگر مصرف‌کنندگان نیز قرار می‌گیرد. نتیجه عرضه عمومی این مستند افزایش مرجعیت و اعتبار این کتابخانه در جامعه کتابداری در سرتاسر دنیا بوده است. به شکلی که تعداد بسیاری از کتابخانه‌های دنیا به جای تولید مستند معادلی به این منظور از همان مستند سرعنوان‌های موضوعی کتابخانه کنگره برای توصیف موضوعی کتاب‌های خود استفاده کرده‌اند. از لفظ کالا در اینجا به منظور جلب توجه شما به مشابهت‌هایی است که در فرآیند تولید و مصرف این محصول با دیگر محصولات وجود دارد، استفاده می‌کنیم.
تهیه یک پایگاه اطلاعاتی برای یک سازمان فرهنگی، مثلا فهرست‌نویسی و نگهداری کتاب‌های یک کتابخانه یا آثار یک موزه، نوعی فعالیت تولیدی است. فعالیتی که محصول فرهنگی حاصل از آن، دارایی آن سازمان به حساب آمده و در راستای انجام رسالت سازمانی و یا تولید ارزش افزوده مورد استفاده قرار می‌گیرد. این فعالیت تولیدی، مانند هر فعالیت تولیدی دیگری نیاز به مواد و منابعی دارد. بخشی از این مواد و منابع نیروی انسانی و دانش فنی آن سازمان است که بایستی به طور هدفمند مورد استفاده قرار گیرد. اما به جز آن مواد اولیه‌ای نیز برای این کار مورد نیاز است. مستندات حکم این مواد اولیه را برای چنین سازمانی دارند.
هیچ تولیدکننده‌ای اقدام به تهیه مواد اولیه‌ای که از پیش برایش قابل دسترس باشد نمی‌کند. یک تولیدکننده خودرو فقط زمانی خود برای تامین یک قطعه خاص مورد نیاز خود اقدام به ساخت آن می‌کند که نتواند قطعه‌سازی را بیابد که آن را از پیش تولید کرده است. واضح است که خودروساز فقط زمانی می‌تواند از محصول قطعه‌ساز بهره ببرد که در مورد مشخصات فنی قطعه مورد نظر استاندارد و توافقی وجود داشته باشد. زمانی که چنین استانداردی وجود داشته باشد قطعه‌ساز می‌تواند قطعه خود را به هر تعداد خودروساز که خود را با آن استاندارد تطبیق داده باشند، عرضه کند. خودروساز هم می‌تواند از هر قطعه‌سازی قطعه را با مشخصات مورد نظر تولید می‌کنند مواد اولیه کار خود را تامین کنند. یعنی از وجود این استاندارد، بهره‌مندی دوسویه حاصل می‌شود. این زنجیره تولید سال‌هاست در دنیای واقعی میان تولیدکنندگان محصولات مختلف برقرار است و همگان از هم‌افزایی ناشی از آن بهره‌مند هستند.
در اینجا نیز مستند حکم کالایی را دارد که برای تولیدکننده آن در جایگاه محصول نهایی و برای مصرف‌کننده آن در جایگاه ماده اولیه است که در راستای تولید محصول دیگری مورد استفاده قرار می‌گیرد. یک کتابخانه برای تهیه سیستم اطلاعاتی مورد نیاز خود که اطلاعات کتاب‌ها، اسناد و دیگر دارایی‌های فرهنگی‌اش را ثبت و نگهداری می‌کند از مستندی بهره می‌برد که توسط سازمان دیگری تولید شده است. تجربه نشان می‌دهد که اگر چنین مستندی در دسترس و قابل استفاده باشد، سازمان گزینه تولید آنرا در دستور کار خود قرار نمی‌دهد و به جای آن به افزایش کیفیت اطلاعات اختصاصی خود متمرکز می‌شود.
اما همانطور که یک خودروساز از قطعه تولید شده توسط یک قطعه‌ساز نمی‌تواند استفاده کند مگر آن‌که آن قطعه برایش "قابل استفاده" باشد، یک مستند هم به همین شرط می‌تواند مورد استفاده یک سازمان قرار گیرد. اگر در آنجا قابل استفاده بودن را وجود اسناد فنی و استانداردهای متنوع تولید و کیفیت تعیین می‌کنند، در اینجا نیز ساختارها و قالب‌ها و استانداردهای ذخیره‌سازی و تبادل و مدیریت اطلاعات تعیین کننده هستند. تولیدکننده باید مستند را به شکلی تولید کند که برای مصرف‌کننده قابل استفاده باشد.
یکی از نقش‌های کلیدی ققنوس همین نقش است. به نحوی که خواهیم دید، ققنوس فضایی را برای تولیدکننده فراهم می‌کند تا محصولی "قابل استفاده"، چه برای خود و چه برای دیگران، در آن تولید شود. وجود این امکان برای تولیدکننده انگیزه و برای مصرف‌کننده امید ایجاد می‌کند.
مندرجات یک مستند
به دلایل تاریخی، در دنیای اطلاع‌رسانی مستندات مشهوری وجود دارند. یک نمونه همان مستند سرعنوان‌های موضوعی است که پیشتر به آن اشاره کردیم. نمونه دیگر مستندی است که به مستند مشاهیر (پدیدآوران) موسوم است و عموما اشخاص و گروه‌هایی را فهرست می‌کند که در تالیف و تهیه اسناد و مدارکی مانند کتاب نقشی ایفا کرده‌اند. این مستند نیز در هنگام فهرست‌نویسی اسناد مورد ارجاع قرار می‌گیرند.
اهمیت تاریخی این مستندات مشهور نباید ذهن ما را به طرز نگاه و تعریف آن‌ها محدود کند. یک پایگاه اطلاعاتی می‌تواند از تعداد بیشماری از مستندات دیگر نیز بهره ببرد.در واقع هر چه تعداد مستندات مورد استفاده خود را افزایش دهیم نه تنها اطلاعات غنی‌تری خواهیم داشت بلکه میزان هم‌افزایی ناشی از زنجیره تولید را افزایش داده‌ایم. مثلا، حتی اگر از حوزه اسناد و کتاب هم خارج نشویم، چه اشکالی دارد اگر که مستندی از انواع قطع کتاب، مستندی از نقش پدیدآورن، مستندی از روش‌های نگهداری آثار نفیس، مستندی از زبان‌ها، مستندی از انواع نقشه، مستندی از ژانرهای ادبی، مستندی از انواع استانداردهای نگارش موسیقی و ... را در نظر آوریم. فرض کنید که چنین مستنداتی وجود دارند و خود را در جایگاه مصرف آن قرار دهید. یا فرض کنید در یکی از این امور کارشناس هستید و خود را در جایگاه تولید آن فرض کنید.
به این ترتیب هر فهرستی از پیش تدوین شده را می‌توان به طور بالقوه یک مستند به شمار آورد. به وضوح مستندات از نظر حجم و اندازه، یا از نظر پیچیدگی ساختاری یا از نظر بسامد تغییرات البته با یکدیگر تفاوت‌های فراوان دارند. اما مفیدتر آنست که آن‌ها را نه از منظر تفاوت‌هایشان بلکه از چشم شباهت‌هایشان بنگریم.
با این تعریف می‌توان تعداد بسیاری مستند بالقوه متصور شد. هر استفاده کننده‌ای زیر مجموعه‌ای از این مستندات را مورد استفاده و ارجاع قرار می‌دهد.
تعریف یک مستند
واضح است که قدم اول در ایجاد و استفاده از این مستندات تعریف آن‌ها و حد و مرز هر کدام است. یک روش برای تشخیص وجود یک مستند بالقوه در یک ساختار اطلاعاتی استفاده از ویژگی "تعلق اطلاعات" است.
این بار یک موزه را در نظر آورید. موزه‌ای که تعدادی اثر باستانی را نگهداری می‌کند. فرض کنید این موزه یک سیستم اطلاعاتی برای نگهداری اطلاعات آثار خود داشته باشد. متصور است که هر اثر این موزه رکوردی را به خود اختصاص داده است. در این رکورد فرضی فیلدهای اطلاعاتی متنوعی در مورد هر اثر ثبت شده است. می‌توان در نظر آورد که دوره زمانی خلق یک اثر از نظر موزه ارزش ثبت کردن را داشته باشد. یک اثر خاص مثل یک ظرف مسی را تصور کنید که به دوره هخامنشی تعلق داشته باشد. رکورد مربوط به این اثر بیانگر این "حقیقت" است که این اثر به دوره هخامنشی تعلق دارد.
سوال کلیدی آنست که چه میزان از این حقیقت در حوزه مسئولیت این موزه فرضی قرار دارد. حتما کارشناسان این موزه برای تشخیص و تعیین اینکه این اثر متعلق به آن دوره زمانی است روش‌های کارشناسی خود را به کار گرفته‌اند. ممکن است از بررسی محل کشف اثر، نوع ماده به کار رفته در آن، آزمایش‌های تشخیص عمر یا هر دانش فنی کارشناسانه دیگری این اطلاع را استخراج کرده باشند. پس واضح است که این تشخیص در حوزه مسئولیت موزه و کارشناسان آن قرار داشته است. چه بسا گروه دیگری برای این پرسش، به غلط یا به درست، به پاسخ دیگری می‌رسیدند. یعنی این اظهارنظر که این اثر متعلق به دوره هخامنشی است به موزه تعلق دارد. اما دوران هخامنشی خود یک دوره زمانی است که جایی در گستره‌های زمان و مکان را اشغال کرده است. چه چیزی از اطلاعات مربوط به این دوره "متعلق" به این موزه است؟ به وضوح پاسخ آنست که هیچ‌چیز. یعنی این موزه تنها در جایگاه استفاده و ارجاع به هر اطلاعی قرار دارد که در مورد دوره هخامنشی در دسترس باشد. این "دانستی‌ها" که این دوره چه بازه زمانی یا مکانی را اشغال کرده، چه افراد یا مکان‌هایی با آن در ارتباط است، یا حتی اینکه به چه نام‌هایی خوانده می‌شود به موزه "تعلق" ندارند. این تعلق و عدم تعلق مرزی ایجاد می‌کند که ما را به تشخیص وجود یک مستند بالقوه رهنمون می‌شود؛ مستند دوره‌های زمانی که یکی از ورودی‌های آن دوره هخامنشی است.
دانستنیهای عمومی و اختصاصی
یک شکل دیگر بیان این مطلب آنست که حقایق و دانستنیهای مندرج در سیستم اطلاعاتی بالقوه این موزه را به دو بخش کلی تقسیم کنیم؛ دانستنیهای اختصاصی و دانستنیهای عمومی. بخش عمومی این دانستنی‌ها آن بخش از اطلاعات هستند که چند و چون آن‌ها تحت تاثیر بود و نبود آثار این موزه قرار ندارد. اگر این موزه هیچ اثری از دوره هخامنشی نگهداری نکند باز هم این دوره زمانی همان که بوده باقی می‌ماند. از این بخش از دانستنی‌ها معمولا تعداد زیادی مستند قابل استخراج است.
حال سعی کنید از همین منظر به حقایق دیگری که از این اثر خاص می‌دانیم دوباره نگاه کنید. بی‌درنگ دو مستند بالقوه دیگر را هم تشخیص خواهید داد؛ مستند انواع اثر (ظرف)، مستند مواد سازنده (مس). این دو مستند هم حاوی اطلاعاتی هستند که تعلقی به این موزه ندارند و بود و نبود آثار این موزه تاثیری در ماهیتشان ندارند.
همین نگاه برای مستندات مشهوری که پیشتر از آن‌ها نام بردیم هم برقرار است. مثلا مستند موضوعات را در نظر بگیرید. تشخیص این امر که موضوع یک کتاب خاص به عنوان نمونه "هنر مدرن" است بی‌شک مسئولیت و تشخیص فهرست‌نویسی است که آن کتاب را بررسی کارشناسانه و فنی کرده است. این دانستنی به کتابخانه تعلق دارد. اما "هنر مدرن" یک دانستنی عمومی است و به بود و نبود آن کتاب به خصوص وابستگی ندارد. اگر خودتان ماهیت پدیدآوران، ناشران، موقعیت‌های جغرافیایی و دیگر مستند متداول را هم به همین شکل بررسی کنید، به نتیجه مشابه خواهید رسید.
بد نیست برای رفع ابهام به نکته‌ای اشاره کنیم. در مثال‌های بالا فرض کردیم که سازمان مورد نظر ما تنها یک رسالت و مسئولیت به عهده دارد و آن نگهداری و ایجاد دسترسی به آثار فرهنگی مورد مدیریت خود است. گاهی سازمان‌ها بیش از یک مسئولیت را به عهده می‌گیرند. مثلا در موزه مثال بالا ممکن است به جز این وظیفه تاریخ‌نگاری دوره‌های زمانی را نیز به عهده داشته باشد. در این حال معمولا مسئولیت‌ها بین گروه‌های متفاوتی تقسیم می‌شود. حتی اگر یک گروه هم دو مسئولیت را به عهده داشته باشد، آگاه است که در حال ایفای دو نقش متفاوت است. بنابراین در چنین حالت‌هایی هم هنوز مفاهیم عمومی و اختصاصی و گفته‌های بالا در بین دو گروه یا دو نقش یک گروه برقرار باقی می‌ماند.
تولید یک مستند
ببینیم چرخه عمر یک مستند در فضای ققنوس چگونه است. یک مستند حیات خود را از یک پایگاه داده معلوم، که آنرا زادگاه آن مستند می‌دانیم، آغاز می‌کند. دو راه کلی برای آغاز حیات یک مستند وجود دارد.
یکی تولید ابتدا به ساکن یک مستند است. در این روش یک مستند بالقوه با آغاز به ورود اطلاعات توسط تولیدکننده بالفعل شده و به در طول زمان تکمیل می‌شود. این روش برای ایجاد مستندات کوچک و متوسطی که هیچ سابقه پیشینی از آن‌ها وجود ندارد مناسب است.
روش دیگر ایجاد یک مستند از طریق تبدیل اطلاعات موجود خارج از دنیای ققنوس است. ورود ابتدا به ساکن یک مستندی که از پیش در شکل دیگری موجود است، به ویژه اگر مستند بزرگ یا پیچیده‌ای باشد، مقرون به صرفه نیست. تبدیل اطلاعات کمک می‌کند که از ورود اطلاعات دستی چنین مستنداتی پرهیز شود. ققنوس امکاناتی برای تبدیل اطلاعات از قالب‌های اطلاعاتی استاندارد در اختیار می‌گذارد. با استفاده از این امکانات، و بدون نیاز به برنامه‌نویسی خاص، می‌توان طیف وسیعی از اطلاعات را از دنیای خارج به دنیای ققنوس وارد کرد.
گاهی در عمل دو روش بالا در کنار هم و به طور مکمل مورد استفاده قرار می‌گیرند. یعنی پس از تشکیل مستند از روش تبدیل، میزان محدودی ورود اطلاعات (که قابل مقایسه با ورود کل اطلاعات نیست)، مستند مزبور را برای استفاده آماده می‌سازد.
ویرایش یک مستند
پایگاه داده زادگاه یک مستند میزبان مندرجات اولیه مستند و همچنین تغییرات آتی آنست. یک مستند، موجودی پویا و همواره در حال تغییر است و دستخوش ویرایش‌های آتی قرار می‌گیرد. این ویرایش‌ها ممکن است به هدف تکمیل، بومی‌سازی، رفع خطا یا تجدید نظر اتفاق بیفتند.
به علت وجود فقر اطلاعات در زبان فارسی، لازم است بسیاری از مستندات مفید از منابعی از زبان‌های دیگر تامین شود. تمام پایگاه‌های داده ققنوس، از جمله پایگاه‌های داده‌ای که میزبان مستندات هستند، چند زبانه هستند. فرآیندی به نام بومی‌سازی وجود دارد که در طی آن یک پایگاه داده با اطلاعاتی با یک زبان جدید تکمیل می‌شود. به این ترتیب از هر مستند تنها یک پایگاه داده خواهیم داشت. پایگاه داده‌ای که ممکن است حاوی اطلاعات به دو یا چند زبان مختلف به همراه هم باشد. بنابراین بر خلاف روش‌های مشابه، در ققنوس لازم نیست از یک مستند واحد، به ازاء هر زبان، نسخه متفاوتی تولید و نگهداری کنیم. تمام تلاش‌ها برای افزودن زبان جدید به اطلاعات منجر به تکمیل همان یک مستند واحد خواهد شد. جزییات این امر را بعدها بیشتر خواهیم دید.
بد نیست به این موضوع هم اشاره کنیم که بومی‌سازی یک مستند محدود به چند زبانه کردن آن نیست و فعالیت‌های دیگری را نیز در برمی‌گیرد. اما بدون شک چندزبانه کردن یکی از فعالیت‌های عمده آنست. در این مورد هم در جای خود صحبت خواهیم کرد.
انتشار یک مستند
مرحله بعدی در چرخه عمر یک مستند مرحله انتشار آنست. انتشار فعالیتی است که در طی آن تولیدکننده مستند، آنرا برای استفاده در اختیار مصرف‌کننده‌های آن قرار می‌دهد. در این مرحله تمام یا بخشی از مستند، طی یک فراخوانی از پایگاه داده زادگاه خود به پایگاه داده مصرف‌کننده منتقل می‌شود. در این مرحله گویی یک کپی از مستند به پایگاه دیگر منتقل می‌شود. این کپی ویژگی منحصر به فردی دارد و آن اینکه پیوند خود با زادگاه خود را حفظ می‌کند. این پیوند باعث می‌شود که نه تنها وضعیت فعلی مستند در پایگاه داده مصرف‌کننده منعکس یابد، بلکه مصرف‌کننده بتواند در صورت تمایل به تغییرات آتی مستند نیز دسترسی داشته باشد.
این ویژگی باعث می‌شود که الزامی وجود نداشته باشد که برای انتشار یک مستند منتظر تکمیل آن باشیم. یک مستند می‌تواند در هر مرحله از حیات خود منتشر شده و مورد استفاده قرار گیرد. مصرف‌کننده می‌تواند "نسخه بعدی" همان مستند را مجددا دریافت کرده و پایگاه خود را به روز نماید.
دوره‌های انتشار و مفهوم نسخه
قابلیت دریافت تغییرات آتی مستند منجر به ایجاد چرخه‌های ویرایش-انتشار می‌شود. مثلا یک مستند با زبان اولیه انگلیسی ممکن است در وضعیت اولیه تک‌زبانه منتشر شود (نسخه 1)، سپس زبان فارسی به بعضی از ورودی‌های آن اضافه شده و دوباره منتشر شود (نسخه 2)، سپس ورودی‌های تک‌زبانه باقی مانده آن نیز دوزبانه شده و مجددا منتشر شود (نسخه3)، در نهایت به تمام ورودی‌های آن زبان عربی نیز افزوده شده و باز منتشر شود (نسخه 4). یک مصرف‌کننده می‌تواند از همان نسخه 1 مشتری این مستند باشد و در طول زمان به طور انتخابی به هر نسخه که لازم داشته باشد پایگاه خود را بروز نماید. مثلا یک مصرف کننده ممکن است از نسخه 2 صرفنظر کند و تا تکمیل امر افزودن زبان فارسی به تمام ورودی‌های مستند صبر کند. مصرف‌کننده سخت‌گیر دیگری ممکن است استفاده از مستند را تا نسخه 4 به تعویق بیاندازد و پیش از تکمیل اساسا مشترک این مستند نشود.
این قابلیت، انعطاف زیادی را نه تنها برای مصرف‌کننده بلکه برای تولیدکننده هم فراهم می‌کند. جدولی را در نظر آورید که سطرهای آن متناظر با ورودی‌های مستند و ستون‌های آن متناظر با فعالیت‌هایی است که قرار است برای هر یک از ورودی‌ها انجام شود. قرار است در پایان تمام سلول‌های این جدول توسط تولیدکننده تیک بخورند. با انعطاف حاصل از این امکان، تولیدکننده می‌تواند انتخاب کند که سطرهای این جدول را به ترتیبی که با نیازهایش تطابق بیشتری دارد پر کند؛ عمودی، افقی یا ترکیب دلخواهی از آن دو. مثلا می‌تواند مثل مثال بالا عمودی عمل کرده و تلاش کند ستون افزودن زبان فارسی را برای تمام سطرها پر کند و سپس به سراغ ستون زبان عربی برود. یا می‌تواند افقی عمل کرده و ابتدا برای هر سطر ستون‌های فارسی و عربی را تکمیل کرده و سپس به سراغ سطر بعد برود. همچنین می‌تواند برای زیر مجموعه‌ای از ورودی‌ها عمودی و برای زیرمجموعه دیگر افقی حرکت نماید. توجه داشته باشید که در حالت کلی سطرهای این جدول همواره در حال اضافه شده هستند.
ویرایش محلی مستند
تمام آن‌چه در بالا به آن اشاره کردیم اختصاص به امر ویرایش اطلاعات توسط تولیدکننده و در پایگاه زادگاه مستند داشت. یکی از مشکلاتی که در رویه تولید و مصرف هر کالایی ممکن است بروز کند آنست که کالای تولید شده به طور کامل و دقیق منطبق بر خواسته‌های مصرف‌کننده نباشد. از آنجا که تولیدکننده کالای خود را برای مصرف‌کننده‌های متفاوت و با نیازهای مختلف و گاه متعارض تولید می‌کند قادر نیست، حتی در صورتی که بخواهد، نیازهای یک مصرف‌کننده را به طور دقیق برآورده سازد. این رویه می‌تواند به یک انتخاب "همه یا هیچ" برای مصرف‌کننده منجر شود.
این اتفاق در مورد یک مستند هم ممکن است پیش آید. مثلا ممکن است یک مصرف‌کننده، با توجه به نیاز اختصاصی خود، کمبودهایی را در یک مستند احساس کند. در این حالت یا باید اساسا از استفاده از این مستند چشم‌پوشی کند، یا از مطلوب خود عقب‌نشینی کرده، و با روشی که بعدها به آن خواهیم پرداخت، به کاهش کیفیت اطلاعات تن دهد، یا به امید افزوده شدن اطلاعات مورد نظرش منتظر نسخه‌های بعدی بماند، یا اینکه بتواند از مستند استفاده کرده و آنرا براساس نیاز خود تکمیل نماید. واضح است که گزینه آخر از همه مطلوب‌تر است و خوشبختانه امکان آن نیز وجود دارد.
برای روشن شدن مساله یک مستند فرضی تک‌زبانه (انگلیسی) را در نظر آورید. فرض کنید یک مصرف‌کننده به هر دلیل اصرار به داشتن نسخه دوزبانه از این مستند داشته باشد (انگلیسی و عربی). اگر تولیدکننده این مستند زبان عربی را آنقدر پر استفاده نداند که بخواهد آنرا به مستند خود اضافه کند، مصرف‌کننده مزبور لازم خواهد داشت که این کار را خود به عهده گیرد. نکته بسیار مهم آنست که این مصرف‌کننده خواهد توانست نسخه‌های آتی مستند را، که هم ورودی‌های جدید داشته و هم زبان فارسی به ورودی‌های جدید و پیشین آن افزوده شده را دریافت کند بدون آن‌که با ویرایش سفارشی شده عربی‌اش در تضاد قرار گیرد. پس از دریافت نسخه ورودی‌های قبلی سه‌زبانه و ورودی‌های جدید دو زبانه خواهند بود (فارسی و انگلیسی).
پیشنهاد ویرایش برای مستند
روش ویرایش محلی ورودی‌های مستند که در بالا به آن اشاره کردیم روشی است که یک مصرف‌کننده نیاز خاص خود را برطرف می‌کند. اما با این کار به تکمیل مستند اصلی کمکی نمی‌کند. روش دیگری که ممکن است در چنین شرایطی موردنظر قرار گیرد آنست که مصرف‌کننده بتواند تغییرات مورد نظر خود را برای درج در نسخه زادگاه مستند پیشنهاد دهد. با این امید که با پذیرفته شدن پیشنهاد، اطلاعات مزبور وارد نسخه رسمی بعدی مستند شود. به این ترتیب، دیگر استفاده کنندگان مستند هم از آن بهره خواهند گرفت.
بدیهی است که این کار به همکاری تولیدکننده نیاز دارد. تولیدکننده باید امکان انجام ویرایش‌های تایید نشده بر روی مستند را در اختیار مصرف‌کننده قرار دهد. سپس در مورد ویرایش‌های انجام شده توسط او اظهار نظر کند، یعنی هر یک از آن‌ها را پذیرفته یا رد کند. معمولا تولیدکننده این امکان را تنها در اختیار مصرف‌کنندگانی قرار خواهد داد که به کیفیت ویرایش آن‌ها درجه‌ای از اطمینان داشته باشد. به نحوی که ویرایش‌های پذیرفته شده درصد بالایی از کل ویرایش‌های انجام شده باشد و انرژی صرف‌شده به هدر نرود. در غیراینصورت تولیدکننده تنها زحمت رد کردن پیشنهادها را برای خود خریده است.
نکته‌ای که مصرف‌کننده را ترغیب به استفاده از این روش می‌کند آنست که ویرایش‌های انجام شده در نسخه اصلی مستند، در صورتی که پذیرفته شوند، با "امضای" خود او منتشر خواهند شد.
گر چه احتمال دریافت پیشنهاد ویرایش از طرف مصرف‌کننده مستند زیاد است، اما توجه داشته باشید که این پیشنهاد دهنده می‌تواند هر کس دیگری هم باشد. این با تولیدکننده است که دریچه ویرایش را با چه انگیزه‌ای و بر روی چه کسانی باز کند. از این امکان حتی می‌توان برای "جمع‌سپاری" ویرایش یک مستند هم استفاده کرد.