از ویژگی‌های واسط کاربری ققنوس آن است که امکانی را در اختیار مدیر پایگاه داده هر مرکز قرار می‌دهد تا او بتواند کاربر خود را برای رسیدن به اطلاعات موردنظر راهنمایی و هدایت کند. به عبارت دیگر در آینده مراکز میتوانند مدیریت پایگاه داده خود را به عهده بگیرند و از قابلیت انعطاف پذیری در طراحی فرمهای نمایشی نرم‌افزار استفاده نمایند.
بنابراین مدیران مراکز با صلاحدید خود اطلاعات جنبی و تکمیلی موردنیاز کاربران را در قالب متن، تصویر، پیوند به سایر سیستم‌های اطلاعاتی یا صفحات وب و همچنین نمودارهای توصیف‌کننده محتوا را در اختیار آنها قرار می‌دهند.
در واقع مدیر سیستم از این ویژگی حداکثر استفاده را برای راهنمایی و هدایت کاربر تازه آشنای خود می‌برد. اما در عین حال کاربران آشنا با سیستم/اطلاعات خود را محدود نمی‌کند. چنین کاربری می‌تواند از تمام امکانات سیستم برای انجام جستجو و دسترسی به اطلاعات موردنظر خود استفاده نماید. در هدیه ققنوس این کار عبارت است از تنظیم جستجوهای جدید و ملاحظه زیر مجموعه دلخواهی از آثار.
در نسخه 1.6 برای کمک بیشتر به کاربر جهت جستجوی بهتر منابع و همچنین رسیدن به بهترین جواب موردنظر، امکان تازه‌ای تحت عنوان "شرایط بیشتر" به محاوره جستجو اضافه شده است. ازاین طریق کاربر می تواند شرایط بیشتری در هنگام جستجو اضافه کند، بنابراین نتایج بدست آمده از جستجو محدودتر و به نتیجه موردنظر کاربر نزدیکتر خواهد بود.
در شکل بالا تصویر گوشه‌ای از پنجره جستجوی آثار که برای تنظیم شرایط جستجو مورد استفاده قرار گرفته است را ملاحظه می‌کنید. در مثال فوق کاربر در ناحیه‌ای که برای اعمال شرایط بیشتر در اختیارش قرار گرفته، عبارت iron را وارد کرده است. در زیر این ناحیه به ازاء هر ویژگی از اثر، گزینه‌ای پیش‌بینی شده است که کاربران میتوانند حداقل 1 و حداکثر 4 مورد را انتخاب نمایند (مانند نوع اثر، ماده سازنده، محل کشف، کاشف،دوره زمانی و ...).
از آن‌جا که کاربر نمی‌دانسته از طریق کدام گزینه به جواب مورد نظر خود می‌رسد، از میان این ویژگی‌ها، هم نوع اثر و هم ماده سازنده را انتخاب و علامت + را فشرده است. سیستم در ازاء این انتخاب، انواع آثار و مواد سازنده‌ای که با عبارت وارد شده تطبیق داشته را به صورت پیوندهایی در زیر هر گزینه فهرست کرده است.
در نهایت با کلیک کردن بر روی هر یک از عبارات بدست آمده کاربر می‌تواند شرط جدیدی به مجموعه شرایط جستجوی در حال تنظیم بیافزاید (در شکل بالا با کادر قرمز مشخص شده است) و در نهایت جستجوی خود را انجام دهد.
همانطور که ملاحظه می‌کنید، علاوه بر مقادیر ظاهر شده در زیر هر گزینه، عنوان هر گزینه نیز خود یک پیوند است. کلیک کردن بر روی هر عنوان، محاوره انتخاب مقدار متناظر با آن را نشان می‌دهد.
این محاوره همان است که در نسخه‌های پیشین برای انتخاب مقدار از هر یک از مستندات مورد استفاده قرار می‌گرفت. این محاوره هنوز هم برای مرور سطرهای مستند مربوطه یا جستجوی مقدار با اعمال شرایط اختصاصی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
همچنین کاربر می‌تواند با کلیک بر روی علامت ؟ (در شکل اول) که در مقابل هر مقدار نمایش داده می‌شود، آن مقدار را، پیش از افزودنش به شرایط جستجو، مرور و ارزیابی نماید. با این کار محاوره مشخصات مربوط به آن مقدار همانند شکل زیر ظاهر می‌شود.
در این صفحه اطلاعاتی از جمله تعداد آثار و یادداشت منسوب به آن مقدار (در صورت وجود) نمایش داده می‌شود.
شیوه جدید تنظیم شرایط جستجو علاوه بر آن‌که انتخاب مقدار از مستندات را ساده‌تر از پیش می‌کند، با دیگر امکانات جدید اضافه شده در نسخه 1.6 نرم‌افزار هم مطابقت دارد. این امکان جدید "جستجوی جایگزین" است که در مستند دیگری به آن اشاره خواهیم کرد.