با تعیین شناسه برای آثار و انتخاب روشی که منجر به ثبت یکباره آثار شد، با فهرستی 200تایی از آثار مواجه هستیم منتظرند تا تکلیف مشخصات آنها تعیین شود. مطابق برنامه "نوع اثر" را در دستور کار داریم. یعنی نیاز داریم به هر یک از آثار مورد نظرمان دست کم یک مقدار که نمایش‌دهنده نوع آن باشد اختصاص دهیم. سوال مهمی که در این مرحله با آن مواجه هستیم آنست که این مقادیر چه هستند.
در جدولی که برای من ارسال کردید در توصیف آثار اشاره‌هایی به نوع آنها شده بود. اشاره به vessel و bead به طور مشخص در نظرم هست. این نشان می‌دهد که کارشناسانی که مستندات مورد استفاده شما را تدوین کرده‌اند تشخیص خود در مورد ماهیت آثار را هم ذکر کرده‌اند. با توجه به اینکه خود آثار در در حال حاضر در دسترس قرار ندارند طبیعی است که باید به اظهارنظرهای فهرست‌نویسانه آنها تکیه کنیم.
حتما شما با مطالعه مستندات می‌توانید فهرستی از انواعی که آنها برای مجموعه آثار ذکر کرده‌اند را گردآوری کنید (فرض کنیم 20 مورد باشند). پس از آن دو راه در پیش خواهد بود:
الف) 20 موجودیت تازه که به آنها "نوع اثر" می‌گوییم به پایگاه داده اضافه کنید و آنها را به آثار منتسب کنید. برای هر یک از این موجودیتها دو شناسه لازم خواهید داشت. یک شناسه یکتا (از جنس E42 و کمابیش مشابه با آثار) و شناسه دیگری (از جنس E35) که عبارت مندرج در مستندات را بازنمایی کند.
ب) مرجعیت مرجعی مثل موزه بریتانیا را بپذیرید و به جای خلق یک موجودیت جدید در ازای هر نوعی که در مستندات تشخیص می‌دهید، موجودیت "متناظر" با عبارت خود را طبق فرآیندی که توضیح خواهم داد در مستند انواع اثر موزه بریتانیا شناسایی و به پایگاه داده خود انتقال دهید. سپس موجودیت منتقل شده را به آثار خود نسبت دهید.
اولا تصریح کنم که روش اول روش پیشنهادی من نیست. اما برای آنکه تمام گزینه‌ها را شرح داده باشم آنرا آورده‌ام. روش پیشنهادی من روش دوم است که ویژگی‌های زیر را دارد:
1- از منظر ورود اطلاعات ساده‌تر است چرا که منحصر به انتخاب و انتقال است. از درج و انتخاب و تعیین شناسه یکتا و عنوان معاف هستید.
2- semantic بهتری دارد. مجموعه آثار شما از منظر معنایی در تراز مجموعه آثار موزه بریتانیا قرار می‌دهد. یعنی شما بیان می‌کنید که فلان اثر کاوش شده شما از همان نوعی است که بهمان اثر موزه بریتانیا هم از آنست. این یعنی ثبت اطلاعات معنایی بیشتر در مورد اثرتان.
3- در نسخه آینده ققنوس خواهید توانست فهرستی از آثار را جستجو کنید که نوع خاصی دارند، مستقل از آنکه در کدام پایگاه داده ثبت شده باشند. بنابراین در آن جستجو آثار شما در کنار آثار موزه بریتانیا و هر مجموعه دیگری که آن هم موزه بریتانیا را به عنوان مرجع انتخاب کرده باشد ظاهر خواهند شد. این البته نتیجه کیفیت بهتر اطلاعات بند قبل است.
4- البته شما به جای زحمت ورود اطلاعات لازم است زحمت فکری شناسایی انواع اثر مورد نظر خود در مستند موجود را بکشید. برای این کار لازم است ابتدا مستندات خودتان را بررسی کنید تا معنایی که برای عبارتی مثل vessel مد نظر بوده را دریباید. سپس در مستند نوع اثر موزه بریتانیا مورد متناظر با آنرا شناسایی کرده و مختصات آنرا ثبت کنید. در اکثر موارد همان عنوان مورد استفاده کارگشاست و نیازی به مطالعه دقیق‌تر هم نیست. اما در مواردی هم لازم است که یادداشت نوع اثر و مجموعه آثار منتسب به آن را هم مرور کنید تا قضاوت کاملی داشته باشید.
5- بسته به میزان دقتی که مستندات شما دارند این احتمال وجود دارد که هیچ مورد متناظری در مستند مرجع خود پیدا نکنید. در این حالت یک راه حل آنست که روش اول را به کار بگیرید. به عبارت دیگر، "تا جای ممکن" به مستند مرجع خود ارجاع می‌دهید. منظور آنست که عدم وجود یک ورودی مناسب در مستند مرجع، شما را به بن‌بست نمی‌کشاند.
واضح است برای آنکه روش دوم موثر واقع شود و مزایای آن قابل استفاده باشد لازم است درصد مواردی که شما مقدار متناظر منظور خود را در مستند پیدا می‌کنید بالا باشد. پیش‌فرض اولیه من آنست که این عدد اگر صددرصد نباشد به آن خیلی نزدیک است. با این حال لطف کنید و به شکل موردی هم شده این پیش‌فرض را محک بزیند. تمام آنچه به آن نیاز دارید را در اختیار دارید. من همه جا به "مستند نوع اثر" که خود پایگاه مستقلی است اشاره کردم. این مستند به طور کامل در پایگاه هدیه ققنوس وارد شده است. پس می‌توانید از این پایگاه استفاده کنید تا نه فقط تعریف نوع اثر بلکه فهرست آثار منتسب به آن را هم در صورت لزوم در کنارش داشته باشید.